Группа:
2 год обучения (13-15 лет).
Тема:
«
Виды и стиль служебных писем
».
Тип занятия:
изучение и первичное закрепление материала.
Цель занятия:
познакомить со стилем служебного письма.
Задачи:

1.
Познакомить обучающихся с правилами оформления служебного письма и требованиями к его стилю.
2.
Научить составлять и оформлять служебное письмо при помощи алгоритма-схемы.
3.
Закрепить знания обучающихся о видах служебных писем.
4.
Воспитывать информационную культуру, развивать коммуникативные качества, познавательный интерес обучающихся.
Материально-техническое оснащение.
1 . Оборудование кабинета: учебные столы, стулья, доска, экран, проектор, персональные компьютеры. 2. Материалы и инструменты: - для обучающихся: канцелярские принадлежности, персональные компьютеры, прикладное программное обеспечение (MS WORD), презентация «Служебное письмо», видеофизминутка, раздаточный материал. - для педагога: план-конспект занятия. 3 . Демонстрационный материал: названия видов служебных писем, алгоритм-схема выполнения задания «Оформление рекламного письма», тематические иллюстрации, презентация, видеоматериал.
План занятия

1. Организационный этап занятия.(3 мин.)
1.1. Приветственное слово педагога. 1.2. Проверка готовности обучающихся к занятию.
2. Подготовка обучающихся к активной учебно-практической деятельности на основном

этапе занятия. (10 мин.)
2.1. Сообщение темы и цели занятия. 2.2. Активизация знаний обучающихся. Повторение пройденного на прошлом занятии.  «Найди пару». Проверка теоретических знаний.  «Терминология». Проверка теоретических знаний с помощью интерактивного кроссворда.  «Кто больше?». Проверка теоретических знаний.
3. Основной этап занятия – усвоение новых знаний (25 мин.)
3.1. Объяснение нового материала с демонстрацией презентации.  Задание «Современные обращения в служебных письмах». Проверка теоретических знаний. 3.2. Видеофизминутка. 3.3. Объяснение выполнения задания по алгоритму-схеме «Оформление рекламного письма».  Задание «Оформление рекламного письма». Проверка практических знаний.
4. Подведение итогов занятия (5 мин.)
4.1 Анализ деятельности обучающихся.
5. Уборка рабочего места (2 мин.)


ХОД ЗАНЯТИЯ

№

Этап занятия

Методы

Содержание

Оснащение

1.

Организационный этап

1.1.

Приветственное

слово педагога
эмоциональное стимулирование Добрый вечер, дорогие ребята и уважаемые гости! Ребята! Сегодня у нас особенное, ответственное занятие – к нам пришли гости посмотреть, как мы работаем и чему научились.
1.2.

Проверка

готовности

о б у ч а ю щ и х с я

к

занятию
вводный инструктаж Посмотрите, все готовы к занятию? У каждого должен быть включен компьютер, на Рабочем столе записана папка «Служебное письмо», на столах разложены листы и ручки. Ответы детей. Компьютер, канцелярские принадлежности .
2.

Подготовка обучающихся к активной учебно–практической деятельности на основном этапе занятия

2.1.

Сообщение

темы

и

цели занятия
вводная беседа Сегодня второе занятие по теме «Виды и стиль служебных писем». На прошлом занятии вы узнали о новом документе «Служебное письмо» и рассмотрели его виды. Сегодня мы продолжим изучение этой темы, познакомимся со стилем служебного письма и научимся оформлять его в соответствии с требованиями. Но начнем мы с повторения. Проверим, как вы разбираетесь в видах писем. Доска с темой занятия
2.2.

Активизация

знаний

обучающихся.

Повторение

п р о й д е н н о г о

н а

прошлом занятии.
вводная беседа вводный инструктаж
Письмо́

-
написанный текст, посылаемый для сообщения чего- нибудь кому-нибудь. (Словарь С.И.Ожегова) Какие виды писем вы знаете? (Служебные и личные) Чем они отличаются?
С л у ж е б н о е

п и с ь м о

–
наиболее многочисленный вид управленческой документации. Поэтому умение его оформлять очень важно. И чтобы проверить, как вы усвоили предыдущее занятие, предлагаю вам выполнить задание «Найди пару», в котором вы должны установить соответствие языковой формулы и вида письма, соединив правильные варианты ответов. На это вам дается 5 минут, а итоги я подведу позже. Я уверена, что у вас все получится! Следующее задание называется «Терминология», с помощью его мы проверим, как вы усвоили классификацию деловых писем. Для этого вам необходимо отгадать кроссворд. Молодцы! А сейчас я вам предлагаю встать, разбиться на 2 группы и внимательно посмотреть на стены нашего кабинета. За 1 минуту командам необходимо найти как можно больше названий служебных Карточки- задания «Найди пару». Презентация- кроссворд «Терминология». Н а с т е н а х названия видов писем. Канцелярские принадлежности
писем. Каждая команда ищет название только на своей стороне
(Задание

«Кто больше?»).
Давайте узнаем, какие названия служебных писем вы нашли, а какие названия вы не сосчитали и почему. (Ответы детей: неправильное название Оферта – Афёра, Письмо- угроза, Письмо-прописка, Письмо-донос)
3.

Основной этап занятия - усвоение новых знаний

3.1.

Вступительное

слово педагога

Демонстрация

презентации
объяснение наглядный метод У каждого письма есть ОТПРАВИТЕЛЬ - АДРЕСАНТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ – АДРЕСАТ. Адресант – тот, кто отправляет письмо. Адресат – тот, кому адресовано письмо А знаете ли вы, что раньше отправка служебных писем велась при помощи почтовых карет, гонцов и даже почтовых голубей. К сожалению, временные рамки нашего занятия не позволяют рассказать об этом подробно. Поэтому я предлагаю вам самостоятельно подготовить материал о интересных способах доставки писем на следующее занятие. В настоящее время отправка служебных писем ведётся несколькими способами, представленными на слайде (по почте, телеграфом, факсом, по электронной почте). Как вы думаете, какие самые распространенные способы отправки писем? Давайте рассмотрим механизм отправки: по почте и электронной почте.
Подготовка служебных писем проходит несколько этапов:
1. Определение цели составления письма; 2. Сбор информации по существу вопроса; 3. Составление проекта служебного делового письма; 4.Согласование проекта письма, подписание его руководителем, регистрация и отправка. Любое служебное письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:  экономия Вашего времени и времени адресата;  гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;  получение вразумительного, четкого ответа. экран, проектор, компьютер.
Итак, стандартное служебное письмо имеет следующую структуру, представленную на слайде Рассмотрим подробней каждый элемент.
Обращение
Обращение – этикетная формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности или по фамилии. Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству. Надеюсь, вы внимательно слушали и легко сможете выполнить задание, в котором нужно определить, какие обращения не используются в современном служебном письме? (
Задание

«Современные обращения в служебных письмах»
).
Вступление
Вступление – это формулировка цели письма или объяснение причины его написания.
Основное содержание письма
В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма; высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьбы, предложения, требования, напоминания и др. В этой же части письма приводятся при необходимости доказательства – аргументы, логически подводящие к заключительной части.
Заключение
Заключение – это итог рассмотрения темы, которой посвящено письмо. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
Заключительные этикетные фразы
Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый…», оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением», которая печатается на 2–3 интервала ниже текста, с абзаца и отделяется от названия должности запятой.
Постскриптум

Физминутка Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи –редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Видеофизминутка.
Сегодня проводить физминутку будет мой помощник. Прошу всех встать и повторять за ним. (Педагог демонстрирует видеоролик) А теперь продолжим занятие. В служебной переписке используется
деловой стиль
– особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления. Специфика делового стиля определяется условиями, в которых протекает письменное деловое общение:  участники делового общения – преимущественно юридические лица;  характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;  предметом переписки всегда является деятельность предприятий. Для делового стиля в целом характерны следующие черты, представленные на слайде. Рассмотрим наиболее важные их них отдельно.
Нейтральный тон изложения
Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской.
Точность и ясность изложения
Точность изложения текста обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленностей
Лаконичность
Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Широкое использование общепринятых языковых формул
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях.
Я вам приготовила буклет со стандартными фразами деловой переписки
(Буклет)
При
употреблении терминов
в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов: 1. Дать официальное определение термина 2. Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики 3. Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические
сокращения,
зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Первое и основное правило переписки – не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. В случае задержки извинитесь и объясните её причину. При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению реквизита «адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя; если заместитель руководителя – отвечайте ему.
3.2.

Активизация

знаний

обучающихся
вопросы к учащимся Ум е н и е п р а в и л ь н о о ф о рм и т ь д о к ум е н т го в о р и т о профессионализме секретаря, а текстовый редактор Word предоставляет разнообразные возможности при подготовке документов. И следующее задание -
оформление

рекламного

письма.
Пожалуйста, разбейтесь по парам и займите места за компьютерами (переход детей за компьютеры). Посмотрите, у всех открыта программа Word, на рабочем столе записана папка «Служебное письмо»? Вам предлагаются составляющие рекламного письма, которые находятся на рабочем столе компьютера. Ваша задача: оформить письмо, согласно заданию в алгоритм-схеме, выбрать правильный вариант стиля, который используется в служебном письме. Выполняя работу, не забывайте о том, что нужно сесть ровно, расстояние от глаз до монитора должно быть не меньше 60 см. алгоритм-схема «Оформление рекламного письма»

3.3.

Практическая

работа

обучающихся

п о

алгоритм-схеме
самостоятельная работа, вопросы к обучающимся, наблюдение, контроль за деятельностью обучающихся, беседа. Итак, с чего мы начинаем создавать наше письмо? (ответы детей) Сначала выставим поля согласно ГОСТа, нужный тип и размер шрифта Можно приступать. Желаю удачи! Не забывайте о том, что важной составляющей грамотного служебного письма является его аккуратное оформление. На выполнение задания дается 5-10 минут. Самостоятельная работа обучающихся (работа в парах). Молодцы! персональные компьютеры алгоритм-схема «Оформление рекламного письма»
4.

Подведение итогов занятия

4.1.

Анализ

деятельности

обучающихся
Самоанализ, личносно- ориентированный анализ деятельности обучающихся, эмоциональное стимулирование, поощрение Итак, вы закончили работу. Пока вы оформляли письмо я проверила ваши ответы на первое задание «Найди пару». С этим заданием лучше всего справились…Молодцы! А теперь давайте посмотрим ваши рекламные письма, мне не терпится их увидеть (просмотр рекламных писем, созданных детьми). Выявление ошибок. С этим заданием лучше справилась пара….Больше всего мне понравилось, что вы смогли быстро наладить контакт и выполнить задание. С какими трудностями вы столкнулись при выполнении этого задания? С чем было легко справиться? Довольны ли вы своими результатами? Что нового о служебных письмах вы узнали на этом занятии? Сегодня на занятии мы с вами познакомились со стилем служебного письма, научились определять его виды, а также оформлять его. Я очень довольна вашими результатами, каждый из вас хорошо потрудился. Вы все старались, работали с интересом и были активными. Благодарю всех участников за внимание и терпение, с которым вы выполняли задания. На этом наше занятие закончено. Спасибо вам за работу!
5.

Уборка рабочего места
Заключительный инструктаж Вы знаете, что после работы необходимо выключить компьютеры, убрать своё рабочее место, привести в порядок учебный кабинет. Учащиеся убирают свои рабочие места. Компьютер
Приложения 1. Задание «Найди пару». Проверка теоретических знаний. Определите тип письма по языковым формулам.
Языковая формула

Тип письма
1. Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы... а) оферта (предложение) 2. Предлагаем Вам заключить договор на поставку оргтехники… б) отказ 3. В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что... в) подтверждение 4. Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится... г) просьба 5. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение... д) напоминание 6. С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории… е) приглашение
2. Задание «Терминология». Проверка теоретических знаний с помощью кроссворда.
Кроссворд

«Классификация деловых писем»

По горизонтали:

1.
Это коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. (
Рекламация)

2.
Это письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
(Рекламное)

3.
Это письмо составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.
(Сопроводительное)

4.
Это письмо, письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. (
Оферта)

5.
Это письмо направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письме может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
(Напоминание)

6.
Это письмо высылают при получении документов или материальных ценностей. (
Подтверждение)

По вертикали:

7.
Это письмо используется для того, чтобы покупатель обратился к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие письма используются для подготовки и заключения сделок.
(Запрос)

8.
В этом письме излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.
(Просьба)

9.
Это письмо составляет самый приятный и радостный раздел делового письма. Оно может высылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью. (
Поздравление
)
10.Это

письмо

направляют

с

целью

подтверждения

данных

ранее

обещаний или оговоренных условий. (Гарантийное)


10

Г

А

7

Р

З

1

Р Е К Л А М А Ц И Я

А

9

Н

П

П

Т

2

Р Е К Л А М Н О Е

И

О

8

З

Й

3

С О П Р О В О Д И Т Е Л Ь Н О Е

Р

Р

О

4

О Ф Е Р Т А

Е

С

В

Ь

Л

Б

Е

5

Н А П О М И Н А Н И Е

И

6

П О Д Т В Е Р Ж Д Е Н И Е
3. Задание «Кто больше?». Проверка теоретических знаний. Оферта, рекламное, информационное, письмо-приглашение, письмо- просьба, гарантийное, письмо-запрос, письмо-поздравление, сопроводительное, циркулярное, письмо-извещение, письмо-подтверждение, рекламация, письмо- напоминание. (неправильное название Афёра, Письмо-угроза, Письмо-прописка, Письмо-донос) 4. Задание «Современные обращения в служебных письмах». Проверка теоретических знаний. Какие обращения
не используются
в современных деловых документах: любезный сэр; уважаемый председатель комиссии; многоуважаемый господин; гражданка; милостивый государь; господин начальник; леди и джентльмены; уважаемый генеральный директор; боевой товарищ? 5. Задание «Оформление рекламного письма». Проверка практических знаний.

Задание: Оформите рекламное письмо
Шрифт 14 пт., Arial Начертание – полужирный, обычный. ООО «Транзит», Россия, Москва, 115446, Коломенский проезд, 1а Шрифт 13 пт., Times New Roman. Предлагаем Вам систему электронного документооборота «Делопроизводство 6.0», предназначенную для организации безбумажного документооборота между всеми подразделениями и представительствами Вашей компании. Шрифт 13 пт., Times New Roman. Начертание – обычный, полужирный курсив. Видоизменение – ПРОПИСНЫЕ. А) Система позволяет: упорядочить управленче ский документооборот, избавиться от завала бумажной документации, сэкономить рабочее время, руководителю иметь целостную картину состояния дел в организации и контролировать ситуацию, повысить исполнительскую дисциплину. Б) Система позволяет: упорядочить управленче ск ий документооборот, избавиться от большого объема бумажной документации, сэкономить рабочее время, руководителю иметь целостную картину состояния дел в организации и контролировать ситуацию, повысить исполнительскую дисциплину. Использование вставки (картинки). Рабочий стол – Картинка для рекламного письма Шрифт 13 пт., Times New Roman Использование заливки. (цвет желтый) А) Фирма «Весть» может разработать любые системы документооборота с учетом хотелок вашей организации. Любой каприз за ваши деньги! Б) Фирма «Весть» может разработать любые системы документооборота с учетом специфических требований, существующих в Вашей организации. Шрифт 13 пт., Times New Roman. А) Мы будем рады ответить на вопросики по тел: (495) 115-97-13. Ждём ваших звоночков!!! Б) Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел: (495) 115- 97-13.
ООО «Транзит»


Россия,

Москва, 115446

Коломенский проезд, 1а
Предлагаем Вам систему электронного документооборота «Делопроизводство 6.0», предназначенную для организации безбумажного документооборота между всеми подразделениями и представительствами Вашей компании.
СИСТЕМА

ПОЗВОЛЯЕТ :

УПОРЯДОЧИТЬ

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ

ДОКУМЕНТООБОРОТ,

ИЗБАВИТЬСЯ

ОТ

БОЛЬШОГО

ОБЪЕМА

БУМАЖНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ, СЭКОНОМИТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ, РУКОВОДИТЕЛЮ ИМЕТЬ

Ц ЕЛ О СТ Н У Ю

К АР Т И Н У

СО СТ ОЯ Н И Я

ДЕЛ

В

О Р ГАН И З АЦ И И

И

КОНТРОЛИРОВАТЬ

СИТУАЦИЮ,

ПОВЫСИТЬ

ИСПОЛНИТЕЛЬСКУЮ

ДИСЦИПЛИНУ.
Фирма «Весть» может разработать любые системы документооборота с учетом специфических требований, существующих в Вашей организации. Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел: (495) 115-97-13. 6. Буклет «Стандартные фразы деловой переписки»

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения
Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду… Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение… Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято. Извещаем, что мы… Доводим до Вашего сведения, что… Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма). В соответствии с протоколом … В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу… В подтверждение нашего телефонного разговора… В подтверждение нашей договоренности … В порядке оказания технической помощи … В связи с тяжелым положением … В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика…
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает … Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает … Кооператив «Наив» гарантирует… От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят … От первого лица множественного числа: Просим… Подтверждаем… Сообщаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения … Прошу… Ставлю Вас в известность … От первого лица множественного числа, например:
Одобряем…
Мы получили Вашу телеграмму … Поздравляем… Поддерживаем…
Просьба
Просим вас проверить ход выполнения работ… Прошу принять меры … Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин … Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью … Высылаем подписанный с нашей стороны договор …
Подтверждение
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению… Подтверждаем получение спецификаций на … Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …
Предложение
Мы можем предложить Вам ….. Предлагаем Вам приобрести… Мы можем рекомендовать Вам ….
Приглашение
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта … Просим принять участие в обсуждении проблемы … Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму … нами не может быть утвержден по следующим причинам. Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …
Напоминание
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны … Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны … Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет… Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …
Гарантии
Оплату гарантируем. Сроки выполнения гарантируем. Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести … Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ… Данные Вами обещания не выполняются.
Заключительные слова
Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).